DÉMYSTIFIER LA COPROPRIÉTÉ

La rédaction et l’adoption des procès-verbaux

Louis CHARRON
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Le syndicat d’une copropriété doit s’imposer une rigueur dans la tenue de ses registres et dossiers afin d’assurer la disponibilité des preuves des décisions prisent au fil des ans, lesquelles s’expriment par des résolutions. La rédaction des procès-verbaux qui contiennent ces résolutions est importante, tant au niveau du conseil d’administration que pour l’assemblée des copropriétaires, pour la mémoire du syndicat.

Les mentions préliminaires

Le procès-verbal est un document écrit qui représente le compte rendu d’une rencontre ou d’une assemblée. Il doit indiquer en titre le nom légal du syndicat des copropriétaires et le type d’assemblée (annuelle, extraordinaire, réunion du conseil d’administration). Il indique ensuite la date et le lieu de la rencontre, puis le nom de tous les copropriétaires et de ceux qui ont remis des procurations à d’autres personnes.

Ensuite, le procès-verbal devrait noter l’adoption de l’ordre du jour, la nomination du président d’assemblée et du secrétaire, le cas échéant, et toute objection à la convocation de l’assemblée ou l’absence de telles objections, ce qui devrait toujours être le cas. Par la suite, le procès-verbal devrait indiquer le nombre de voix présentes sur la totalité des voix disponibles et constater que le quorum indiqué à la convention de copropriété a été atteint. Il s’agit des formalités préliminaires à tout procès-verbal et ce, préalablement à la rédaction des questions qui sont discutées lors de l’assemblée. Elles démontrent la validité des décisions prises par la suite.

Le corps du texte

Les notes relatives aux points qui ont été mentionnéss à l’avis de convocation sont ensuite rapportées de façon neutre et dans le même ordre et avec la même numérotation, chacun constituant le titre d’une section du procès-verbal. Quant au niveau de détail qui devrait être appliqué dans la rédaction du compte rendu, deux écoles de pensée s’affrontent. La première est à l’effet de ne rapporter que les décisions qui ont été prises par l’assemblée et le résultat des votes pour chacune des résolutions discutées. L’autre école suggère la rédaction d’un compte rendu beaucoup plus élaboré des propos de l’assemblée. À chacun son style mais quant au soussigné, le procès-verbal doit rapporter des décisions et leurs fondements et non des propos personnels d’individus.  Plus il y a d’informations dans un procès-verbal, plus les demandes d’amendement ou de précisions seront élevées, sans mentionner le temps requis pour procéder à sa rédaction et aux corrections. Nous sommes donc de l’école du juste équilibre mais il y a des exceptions : soit lors de discussions sur des situations plus délicates, si une personne demande la consignation d’une déclaration précise au procès-verbal ou lorsqu’un litige s’annonce sur un point particulier. Il est également utile de mentionner spécifiquement les points qui sont à titre d’information des copropriétaires, afin d’éviter une confusion entre les résolutions et les points d’informations dans l’interprétation ultérieure du document.

Certains éléments sont cependant essentiels. Toutes les résolutions doivent être prises en note au procès-verbal en indiquant, selon le cas, le nombre de voix en faveur de la résolution ou l’adoption à l’unanimité de celle-ci ainsi que la constatation d’une majorité spéciale pour une décision qui exige une telle majorité selon la convention de copropriété. Il est également important de dénoncer au procès-verbal toute situation de conflit d’intérêts et de noter l’absence d’un copropriétaire en conflit d’intérêts lors des discussions à ce sujet ou le départ de l’un d’eux, le quorum devant être maintenu pendant toute la rencontre. Toute dissidence spécifique d’une ou plusieurs personnes à une décision devrait également être notée. Une fois les discussions terminées sur l’ensemble des points mentionnés à l’ordre du jour, le dernier item est la levée de l’assemblée, en indiquant l’heure à laquelle celle-ci s’est terminée.

Le procès-verbal complété est signé au moins par le président d’assemblée.  Il est ensuite expédié sans délai à tous les copropriétaires. À cet égard, nous suggérons que le procès-verbal indique la date à laquelle il a été préparé et la date à laquelle il est transmis pour approbation aux copropriétaires, toujours dans le but de s’aménager la preuve la plus précise possible. Un copropriétaire peut demander l’annulation d’une décision prise lors d’une assemblée. Cette demande doit être faite dans les 60 jours de l’assemblée.  Il est donc important de transmettre le procès-verbal dans les meilleurs délais suite à celle-ci. Selon nous, le fait de transmettre le procès-verbal pour adoption lors de l’assemblée générale annuelle de l’année suivante, comme c’est le cas dans certains syndicats (pratique calquée sur des organisations à but non lucratif) ne constitue pas la meilleure pratique afin d’éviter toute contestation possible et augmenter la transparence dans la gestion du syndicat

La conservation

En l’absence d’opposition ou après avoir traité les demandes de corrections recevables, l’original du procès-verbal est versé au registre des procès-verbaux du syndicat pour consultation ultérieure. Ils sont classés à tout le moins de façon chronologique.  En pièces jointes le procès-verbal devrait aussi avoir tous les documents qui ont été discutés (projets de règlements, états financiers, budgets, etc.) et ceux déposés lors de l’assemblée, y compris les procurations. Un procès-verbal bien rédigé et conservé convenablement aura pour effet de simplifier la tâche des administrateurs futurs et d’assister le syndicat dans la mise en preuve des décisions prises lors des assemblées, dans une perspective de gestion à long terme de la copropriété. PAR?LOUis Charron

 

Louis Charron  LL.B. M.B.A. Avocat et Conseil d'entreprise CAMLEX

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