Les modifications apportées par la Loi 25, entrées progressivement en vigueur depuis 2022, s’échelonneront sur une période de trois ans, jusqu’en septembre 2024.
Cohabiter dans une copropriété implique le respect de la vie privée. Le conseil d’administration doit exercer une vigilance constante afin de garantir la protection des renseignements personnels qu’elle détient, conformément au Code civil du Québec, à la Charte des droits et libertés de la personne et à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
Le syndicat des copropriétaires recueille quotidiennement des informations sur les résidents, qu’ils soient copropriétaires, locataires ou occupants. Ces données revêtent une importance cruciale, notamment lors de situations d’urgence nécessitant l’obtention de codes d’accès pour accéder aux parties privatives. De même, les informations sur les comptes bancaires des copropriétaires sont nécessaires pour effectuer les prélèvements des sommes dues au syndicat. Des renseignements sur l’état de santé de certains résidents peuvent aussi être essentiels. Ces données sont uniquement pour l’usage du conseil d’administration et ne devraient pas être accessibles aux autres copropriétaires.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Le cadre juridique devenant de plus en plus rigoureux, il incombe au conseil d’administration de bien comprendre ses paramètres. Les syndicats doivent avoir nommé, depuis le 22 septembre 2022, une personne responsable de la protection des renseignements personnels pour assurer le respect et la mise en œuvre de la Loi sur le privé.
Politique de confidentialité
Depuis le 22 septembre 2023, les syndicats doivent s’être dotés de politiques et de pratiques encadrant sa gouvernance à l’égard des renseignements personnels et assurer leurs protections. Des informations détaillées au sujet de ces politiques et de ces pratiques doivent avoir été rédigées dans un langage simple, clair et compréhensible.
De plus, le titre et les coordonnées de la personne responsable ainsi que la politique doivent être publiés sur le site internet/intranet de la copropriété ou à défaut, rendus accessibles par tout autre moyen.
Registre des incidents de confidentialité
Les syndicats doivent également tenir un registre des incidents de confidentialité. Ce registre doit documenter tous les incidents lorsqu’ils surviennent. Si un incident de confidentialité survient, la personne responsable des renseignements personnels doit mettre en œuvre des solutions efficaces afin de minimiser le préjudice éventuel et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se
reproduisent. En cas d’incident de confidentialité dont le risque de préjudice est sérieux, le syndicat devra avertir rapidement la commission d’accès à l’information du Québec.
Répondre aux demandes de portabilité des renseignements personnels
En septembre 2024, le droit à la portabilité sera la toute dernière disposition à entrer en vigueur. Il est important de s’y préparer dès maintenant, puisqu’il peut impliquer des changements au niveau de la structure des syndicats. À compter du 22 septembre 2024, si la personne concernée le demande, le syndicat aura l’obligation de lui communiquer ses renseignements personnels recueillis auprès d’elle.
Cette loi vise à permettre un meilleur contrôle par la population de leurs renseignements personnels. Elle rehausse la protection accordée aux renseignements personnels des Québécois pour tenir compte des nouvelles technologies qui utilisent ces renseignements. Ainsi, la protection des renseignements personnels contribue au bien vivre ensemble dans les copropriétés québécoises.
STÉPHANE BEAUDRY, ADM.A.
B2 GESTION DE COPROPRIÉTÉS INC.,
2019 RUE MOREAU, BUREAU 510, MONTRÉAL, QUÉBEC H1W 2M1
GESTIONB2.COM | T. 514 773.4559.
