Mardi, 25 juin 2024
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    L’assemblée des copropriétaires

    L’assemblée des copropriétaires est une étape importante dans la gestion de la copropriété durant laquelle sont prises des décisions nécessaires à son bon fonctionnement. Mais comment s’assurer d’avoir le pouls d’un maximum de copropriétaires et de ne rien oublier ?

    Les procurations et les mandataires
    Lors des assemblées, les copropriétaires prennent des décisions collectives qui touchent l’ensemble de la copropriété. Pour ceux qui ne sont pas en mesure d’y assister physiquement, ils peuvent se faire représenter par un mandataire. Outre la procuration générale qui donne au mandataire les pleins pouvoirs, on voit de plus en plus des formulaires de procuration avec instruction de votes.

    Ce formulaire donne au mandataire, des instructions précises quant aux intentions de vote du mandant. Il est à noter que le mandant est responsable de faire les vérifications nécessaires quant au respect de ses instructions. Dans l’éventualité où le mandant s’aperçoit que le mandataire ne les a pas respectées, il est de sa responsabilité de prendre les recours nécessaires contre son mandataire. Afin de s’assurer du respect de ses instructions, le copropriétaire peut demander au conseil d’administration de consulter le registre des votes pour son unité privative. En aucun cas, il ne peut avoir accès à l’ensemble des votes.

    L’avis de convocation
    Cet avis doit être envoyé au moins 10 jours avant la date de l’assemblée à tous les copropriétaires, mandataires et créanciers hypothécaires qui en ont fait la demande au syndicat. Il est à noter que dans certaines déclarations de copropriété, celle-ci doit être envoyée 15 jours avant l’assemblée. Il doit mentionner l’heure, la date et le lieu de l’assemblée et y inclure l’ordre du jour. L’ordre du jour doit inclure toutes les questions à l’étude, y compris les propositions de résolution. Des documents à inclure avec l’avis de convocation, nous y retrouvons entre autres, les états financiers de l’exercice écoulé, le budget prévisionnel avec les modalités de tous les travaux projetés et les modifications proposées aux règlements de l’immeuble.

    L’ordre du jour
    L’ordre du jour doit couvrir les différents points suivants :
    • Vérification du quorum et ouverture de la séance
    • Élection des officiers de l’assemblée
    • Lecture de l’ordre du jour
    • Rapport du conseil d’administration
    • Présentation des états financiers du dernier exercice
    • Présentation du budget prévisionnel et vote consultatif
    • Modifications proposées aux règlements de l’immeuble
    • Élection des administrateurs pour la prochaine période
    • Questions d’intérêt général

    Tout copropriétaire peut, dans les cinq jours de la réception de l’avis de convocation, faire inscrire toute question à l’ordre du jour. Les questions qui nécessitent un vote doivent être incluses et envoyées à tous les copropriétaires sous forme d’un ordre du jour amendé.

    • Vérification du quorum et ouverture de la séance
    Le quorum est un élément important des assemblées de copropriétaires puisque sans lui, elle ne peut pas avoir lieu. Il est atteint lorsque les copropriétaires présents ou représentés possèdent au moins 50 % des voix de tous les copropriétaires. Si le quorum n’est pas atteint, l’assemblée doit être reportée.

    • Élection des officiers de l’assemblée
    Les participants procèdent à l’élection d’un président et d’un secrétaire d’assemblée. Le président dirige l’assemblée et assure le respect de l’ordre du jour. Le secrétaire prend en notes les discussions et les décisions prises durant la rencontre. Celles-ci sont consignées au procès-verbal et envoyées aux
    copropriétaires dans les 30 jours suivant l’assemblée.

    • Lecture de l’ordre du jour
    Il est à noter que l’assemblée n’adopte pas l’ordre du jour.

    • Rapport du conseil d’administration
    Les administrateurs font le compte rendu des réalisations du dernier exercice financier. Le rapport peut être joint à l’avis de convocation ou présenté lors de la séance.

    • Présentation des états financiers du dernier exercice.
    Il est à noter que l’assemblée n’adopte pas les états financiers.

    • Présentation du budget prévisionnel et vote consultatif
    Suivant la présentation du budget prévisionnel, les participants procèdent à un vote consultatif afin de connaitre le pouls de l’assemblée. Il est à noter que ce vote n’est que consultatif. C’est au prochain conseil d’administration d’adopter le budget.

    • Modifications proposées aux règlements de l’immeuble
    Une majorité simple est nécessaire pour la plupart des décisions, sauf dans certains cas spécifiques. Advenant le cas où un copropriétaire ne serait pas en accord avec une décision prise par l’assemblée, celui-ci peut demander une annulation ou, exceptionnellement, une modification d’une décision. Il doit déposer une procédure judiciaire à la Cour dans un délai de 90 jours suivant l’assemblée et doit prouver que la décision qu’il conteste répond à une ou des conditions mentionnées à l’article 1103 du Code civil du Québec.

    • Élection des administrateurs pour la prochaine période

    • Questions d’intérêt général
    Les questions d’intérêt général peuvent être envoyées avant l’assemblée ou posées la journée même (séance tenante).

    Il est à noter que les assemblées ne sont pas toujours faciles à gérer, car les participants peuvent avoir des opinions différentes sur les questions à l’ordre du jour, ce qui peut conduire à des débats prolongés et tendus. Les gestionnaires et les avocats spécialisés en droit de la copropriété peuvent aider à assurer que les assemblées se déroulent de manière efficace et équitable…

    Par Stéphane Beaudry

    B2 Gestion de copropriétés Inc.,
    2019 rue Moreau, bureau 510, Montréal, Québec H1W 2M1
    gestionb2.com | T. 514 773.4559

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