Bien souvent, les administrateurs des petites copropriétés ne savent plus où donner de la tête avec toutes les tâches et les obligations qui leur incombent. Mais comment les aider pour alléger leur travail ?
À l’instar des moyens et des grands immeubles, les petites copropriétés, qui représentent la majorité des copropriétés au Québec, sont aussi soumises aux mêmes lois et obligations. Bien souvent, la gestion se fait à l’interne, mais depuis l’arrivée des nouvelles lois et obligations la tâche des administrateurs s’est alourdie. Afin d’alléger leur travail, certains veulent maintenant confier la gestion complète de leur immeuble à un gestionnaire externe. Malheureusement, étant donné que les firmes de gestion doivent répartir leurs charges fixes sur un plus petit nombre d’unités, le coût de ce service est très élevé pour les petites copropriétés.
Heureusement, il est possible d’alléger la tâche des administrateurs en faisant appel à une firme de gestion externe pour des services à la carte ou pour une gestion partielle. Selon moi, la formule de gestion partielle, comprenant un soutien administratif et financier, est la plus appropriée et bénéfique pour les petites copropriétés. De son côté, le conseil d’administration continuera d’assurer la gestion opérationnelle. Cette formule hybride permettra d’alléger la tâche des administrateurs du conseil d’administration tout en économisant plusieurs centaines de dollars comparativement à un service de gestion complète.
Des services, assurés par le gestionnaire et inclus au volet administratif, on retrouve entre autres : la mise à jour des registres de la copropriété, la préparation des documents, l’organisation, l’animation et la rédaction du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle. Étant donné la proximité plus notable entre les résidents dans les petites copropriétés, il est souvent plus délicat, pour les conseils d’administration, d’intervenir quand les résidents enfreignent les règlements. C’est pourquoi le gestionnaire pourra, lors de dérogation aux règlements de l’immeuble, envoyer un avis au résident
concerné.
Le volet financier d’une copropriété peut également causer des maux de tête pour certains. Le gestionnaire externe pourra assurer les tâches financières annuelles qui incluent notamment la préparation des états financiers, du budget prévisionnel, de la répartition des charges communes (frais de condo) et de l’envoi des avis de cotisation aux copropriétaires. De plus, il fera sur une base mensuelle, la tenue de la comptabilité générale du syndicat et des comptes individuels des copropriétaires. Il prendra aussi en charge les prélèvements automatiques et les dépôts des chèques pour le paiement des charges communes (frais de condo) et des cotisations spéciales. Il s’occupera également du recouvrement des charges communes (frais de condo) impayé.
De plus, une plateforme web pourra être mise à disposition afin de suivre, en temps réel, les finances de la copropriété et de réunir au même endroit tous les documents du registre de la copropriété.
En choisissant la formule de gestion partielle, le conseil d’administration pourra non seulement compter sur le gestionnaire pour assurer le soutien administratif et financier de la copropriété, mais il pourra également bénéficier des conseils et de l’appui de celui-ci.
PAR Stéphane Beaudry
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