Au sortir d’une l’année 2020 éprouvante, c’est un total d’environ 1000 heures accomplies par une douzaine de bénévoles, tous administrateurs de la Chambre qui a permis la continuité de son fonctionnement menacé par le confinement.
«L’édifice du Belgo où se situe le bureau de la CCLGBTQ était devenu inaccessible. La pandémie nous a obligé à clore le contrat de l’employé à temps partiel (10h semaine), puisque son travail se réduisait avec l’annulation des activités», déplore le président de la CCLGBT du Québec, Thierry Arnaud. Le Conseil d’administration (CA) a donc opté pour un abonnement sur la plateforme ZOOM pour les réunions du CA et des comités. «Le travail du CA a dû être amplifié pour comprendre la crise et ses effets sur la durée afin de parvenir à une vision commune pour y faire face.»
Programmées tous les deux mois selon les statuts, les réunions – virtuelles – du CA sont
devenues mensuelles afin de maintenir la cohésion de la vision des administrateurs. «Le CA a travaillé sur la gestion de risques en demandant à chaque administrateur de s’impliquer davantage. Il a fallu ajuster le budget prévisionnel à la réalité de la pandémie et à la
suppression des activités en présentiel», explique le président Arnaud. « Le budget a ainsi été ramené à la hauteur de 21 000$ avec un déficit d’environ 10 000$, à comparer à 177 500$ en 2019 avec un surplus de 15 000$…», détaille-t-il.
«Notre Lac-à-l’Épaule annuel en automne s’est déroulé en deux temps. La première session a mis en commun les expériences et les pratiques d’événements en ligne tels qu’usités ailleurs. La seconde session était une série d’échanges pour tirer des leçons et des conclusions sur les possibilités de la CCLGBTQ pour ce faire», précise Thierry Arnaud. «La FCCQ (fédération des Chambres de Commerce du Québec) a par ailleurs organisé une série d’ateliers de formations sur l’adaptation des planifications stratégiques en temps de COVID, afin de mettre en place des actions adaptées dans les mois qui viennent…»
Une migration bénéfique
«Tous les lundis depuis mars 2020, nous travaillons sur des événements en ligne à partir des questionnements de nos membres et partenaires (+ de 1600 adresses courriels) et des sondages sur les activités virtuelles et les conférences pour connaître leurs intérêts et leurs attentes, mais aussi les impliquer comme conférencier ou animateur», développe le président. «Ce chantier est encore en élaboration et devrait aboutir à l’élaboration d’un programme de 6@8 d’ici quelques semaines.» La migration sur Yapla fut la grande priorité de la Chambre en 2020. Évaluée à une centaine d’heures de travail hors formations préalables, les trois administrateurs bénévoles ont instauré une réunion hebdomadaire. «Le nouveau site web lancé fin Novembre, est considéré achevé à 85%. Il reste quelques pages d’archives à transférer sur le nouveau site», avance Thierry Arnaud. «Mais on peut déjà noter que la migration Yapla est intéressante à plusieurs niveaux: un site internet facile à mettre à jour, un CRM intégré pour la gestion automatique des adhésions et des courriels, des infolettres, des événements mais aussi des paiements avec facturation automatique. De plus, chaque membre peut y mettre à jour lui-même ses informations!», s’enthousiasme le président Arnaud.
«En cette période de restrictions, cela représente des économies substantielles: 80% du travail fait jadis par notre employé à temps partiel a été automatisé soit une économie de 10 000$ par an. Yapla assure la sécurité de fonctionnement grâce au « monitoring » en temps réel.»
Prévisions 2021
«Le fonctionnement de la Chambre par des liens virtuels est maintenant intégré dans la
culture de la Chambre», affirme le Président Arnaud. «Il s’agira de le maintenir et de développer nos activités en ligne. Les infolettres conserveront leur rythme hebdomadaire en alternant les nouvelles de la Chambre et des partenaires. À partir des résultats du sondage, les réunions hebdomadaires du Comité spécial Activités proposeront un programme de 6@8 virtuels d’ici le printemps.»
Bien sûr, la campagne de vaccination du gouvernement, sa rapidité d’exécution et la réduction des mesures de distanciation sociales seront déterminantes pour la reprise des activités en présentiel d’ici 2022. «Il y a encore trop d’incertitudes pour décider aujourd’hui», commente-t’il «Ainsi une Assemblée générale annuelle (AGA) virtuelle est prévue en Juin 2021, mais cela demandera un effort pour combler les postes d’administrateurs vacants. Les sondages sur les nouvelles activités en ligne deviendront des sondages de satisfaction clientèle afin de les améliorer au cours de l’année pour préparer 2022.»
Selon ses propos, les activités en ligne devront avoir un cachet particulier qui reste à définir. Pourquoi pas un événement festif virtuel ou une soirée sous le thème de la résilience.
«L’embauche d’un consultant en événementiel pour une centaine d’heures (10 000$) semble adéquat quant à leur organisation. Avec de la chance, nous pourrions envisager un Souper de noël en présentiel en Décembre 2021…» .
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